flextor KI-Assistent für Telefon, 
E-Mail, Web und App

Anfragen gehen über Telefon, E-Mail, Web und App rein und raus. Ziel ist ein einheitlicher Assistenz-Prozess, unabhängig vom Kanal. 
 

Kommunikation (Omnichannel)

• Eingehende und ausgehende Kommunikation über Telefon, E-Mail, Web und App
• Automatisierte Kontaktaufnahme (Rückrufe, Terminbestätigungen, mehrstufige Abläufe, …)
• Parallele Bearbeitung mehrerer Anfragen

Der Assistent steuert den Ablauf über feste Leitplanken und baut gleichzeitig dynamisch den Fall-Kontext auf. 

Feste Konfiguration (Rollen / Leitplanken)

• Frei konfigurierbare Rollen (Service, Vertrieb, Werkstatt, …)
• Individuelle Regeln je Rolle (Tonalität, Ziele, Pflichtfragen, Datenschutz, Sicherheit, Freigabegrenzen, Workflows, …)

Dynamische Erkennung (Kontextaufbau)

• Automatische Rollenerkennung über Eingangskanal oder Anliegen, inkl. dynamischem Rollenwechsel
• Kundenerkennung (Kunde, Ansprechpartner, …)
• Thema/Intent, bestehende Vorgänge und fehlende Informationen
• Dynamische Anweisungen aus Guides, Wissensbasis und Backend-Workflows

Je nach Thema greift der Assistent gezielt auf Wissen und operative Daten zu. 

• Zentraler Datapool aus E-Mails, Dokumenten, Guides und weiteren Unternehmensinformationen
• KI-gestützte Wissensaufbereitung und Vektorsuche
• Rollenbasierter Zugriff auf:
  • Tickets, Artikel, Content
  • Aufträge, Belege
  • Dokumente
  • Dritt-Software per API

Der KI-Assistent führt Dialoge eigenständig oder unterstützt Mitarbeiter in Echtzeit, strukturiert, kontextbezogen und regelkonform bis zum nächsten sinnvollen Schritt.

Eigenständige Dialogführung

• KI übernimmt die Kommunikation mit Kunden vollständig.
• Fragt fehlende Informationen gezielt ab.
• Nutzt Kundendaten, Guides und Workflows.
• Arbeitet innerhalb definierter Regeln und Berechtigungen.
• Übergabe an Mitarbeiter inklusive Gesprächskontext und Zusammenfassung.

KI als Begleiter im Mitarbeiterdialog

• Begleitet Gespräche und Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Kunden über alle Kanäle.
• Hört mit bzw. liest mit und erfasst relevante Informationen.
• Protokolliert und fasst Gesprächsinhalte, Ergebnisse und Vereinbarungen automatisch zusammen.
• Liefert während des Dialogs aktiv passende Informationen, Antworten und Vorschläge aus der angebundenen Wissens- und Datenbasis.

Der Assistent erzeugt Ergebnisse im System – dokumentiert, erstellt Objekte, triggert Workflows und APIs. 

• Protokoll / Dokumentation: Zusammenfassung, Ergebnis, nächste Schritte
• Operative Objekte: Tickets, Aufträge, Kunden, Termine, To-dos, …
• API-Events: Aktionen in angebundenen Systemen
• Workflow-Ausführung: Starten und Befüllen mehrstufiger Backend-Workflows inkl. Folgeaktionen

Der Assistent erkennt Lücken und Widersprüche und stößt Nachpflege an – dadurch wird das System im Betrieb besser. 

• Automatische Erkennung fehlender Daten, unklarer Anweisungen und widersprüchlicher Guides
• Automatische Hinweise/Alarme zur gezielten Nachpflege von Wissen, Daten und Prozessen
• Kontinuierliche Verbesserung der Daten- und Wissensbasis