Softwarelösungen - Effizienzsteigerung oder Einbußen in der Produktivität?

Es werden beispielsweise Lösungen anders genutzt, als ursprünglich vorgesehen, oder Sie verleiten den Anwender dazu, mehr Zeit für eine andere Tätigkeiten aufzubringen.

Ein einfaches Beispiel hierfür kommt aus dem Büroalltag: die E-Mail. Sie ist praktisch, schnell geschrieben und auch nicht mehr Tagelang in der Post unterwegs. Aber die Zeitersparnis ist in dem Moment dahin, wenn die Menge der täglich geschriebenen E-Mails sich um ein Mehrfaches erhöht.

Hierzu kommen überquellende Postfächer und der damit einhergehende schwindende Überblick. Also wird versucht E-Mails mit Programmen die eine Messenger Funktion beinhalten zu ersetzen. Diese Programme ordnen die einzelnen Nachrichten Themen unter. Klingt erst mal gut, aber in der Realität wird eben wieder erstens oft viel mehr geschrieben und zweitens auch häufiger am Thema vorbei. Das wiederum führt dazu, das wieder mehr Zeit beim Suchen und Finden verbracht wird.

Aber gravierender sind Beispiele aus der Industrie. Der technische Aufwand wird immer noch unterschätzt. Zudem können viele Lösungen erst nach einer gewissen Zeit ihr Potenzial tatsächlich entfalten. Ein Beispiel hierfür wären Big Data Projekte:

Man startet diese Projekte, um Erkenntnisse zu gewinnen und daraus neue Geschäftsmodelle zu entwickeln. Man will herausfinden, welche Prozesse automatisiert werden können, wo eingespart werden kann, wo investiert werden muss. Große Erwartungen, die oft mit großen Investitionen einhergehen. Es ist nicht selten der Fall, das die Geschäftsleitung innerhalb weniger Monate Ergebnisse haben will. Das ist oftmals leider eine utopische Vorstellung. Man braucht eine gewisse Menge an Daten in einer bestimmten Qualität um daraus Ergebnisse ableiten zu können. Dazu bedarf es einfach mehr Zeit. Ein anderes Problem hierbei könnte sein, das der technische Aufwand sich erhöht und zusätzliche Systeme gekauft werden müssen.


Wachsende Komplexität, unüberschaubare Menge an Systemen

Das größere Problem stellen vermutlich die vielen Funktionen der einzelnen Programme und vor allem die Kombination der verschiedenen System. Selbst die Leute vom Fach, also IT-ler und Entwickler müssen darum kämpfen hierbei den Überblick zu behalten. Mehrere Datenbänke, CRM- Systeme, diverse Tools, die ERP. Oft alles von verschieden Anbietern. Alles soll miteinander Hand in Hand gehen, parallel laufen und gleichzeitig auf dem aktuellen Stand sein. Leider ist der Zustand so übersichtlich wie auf einem Schlachtfeld und natürlich alles andere als effizient.

An dieser Stelle ist es hilfreich sich folgende Fragen zu stellen und die damit einhergehenden Vor- und Nachteile abzuwägen:
  • Braucht das Unternehmen viele Speziallösungen, oder ist es ohne die ein oder Andere nicht besser dran?
  • Gibt es einen Anbieter der mir möglichst viele Lösungen aus einer Hand bieten kann?
  • Sollte man mehr Fachkompetenz einstellen?