Unklare Verantwortlichkeiten
Frederick arbeitet in der Serviceabteilung eines B2C Unternehmens. Seine Abteilung hat einen extrem hohen Abstimmungsaufwand für interne Aufgaben. Viele Dinge werden nicht fertiggestellt und niemand fühlt sich verantwortlich. Zum Großteil dauert die Organisation der Aufgaben länger als deren Erledigung. Nicht nur Frederick, sondern die ganze Abteilung ist frustriert. Mit dem Tool Board wird nun eine grundlegene Änderung angestrebt.
Visualisieren der Prozesse
Das Tool Board zeigt Prozessfehler schon in der Planung an, so das diese sofort auffallen und der Prozess direkt optimiert werden kann. Der Prozess wird in einzelne Arbeitsschritte unterteilt. Für jeden Arbeitsschritt wird eine Spalte angelegt. Für jede Anfrage, die jetzt von einem Kunden reinkommt, wird ein Ticket angelegt und auf dem Board in die entsprechende Spalte geschoben.
Positive Effekte schon nach 1 Woche
Aufgaben die Frederick erledigen soll werden nun begrenzt und ihm in einer bestimmten Reihenfolge zum Abarbeiten bereitgestellt. Nun kann er sich leichter auf seine Aufgaben konzentrieren. Er merkt, wie er sich besser auf seine Arbeit fokussieren kann und die Qualität seiner Arbeit besser wird. Gleichzeitig verringert sich Arbeitszeit von der Anfrage bis zur Fertigstellung und fertige Resultate steigern seine Motivation. Alles wird in den Tickets zentral erfasst, so dass auch andere Mitarbeiter Inhalte einsehen können.
Effiziente Team-Optimierung
Dank des Tools Board hat man in Fredericks Unternehmen jetzt ohne Vorbereitungszeit den aktuellen Stand in optimaler Darstellung zu jeder Teambesprechung parat. Blockaden sind direkt ersichtlich und die Mitarbeiter können sofort unterstützt werden. Zusätzlich wird der ganze Verlauf vollständig getrackt, wodurch nachträglich über flextor Reports Optimierungspotential ersichtlich wird.
