Modul E-Service

Sie definieren frei, wie Anfragen, Aufträge, Reparaturen oder Wartungen ablaufen. flextor führt Kunden, Team und externe Partner konsequent durch die jeweils passenden Prozessschritte – damit jeder Vorgang gleichartig und überprüfbar abgearbeitet wird.

Kernpunkte

• Prozesse werden je Leistung und Branche frei definiert und als Workflow abgebildet.
• Informationen werden einheitlich erfasst, statt über „Zettel & Zuruf“ zu verstreuen.
• Zuständigkeiten und nächste Schritte sind pro Vorgang klar festgelegt und sofort ersichtlich.

Jeder Vorgang wird als Ticket geführt, sodass Informationen nicht verteilt sind und Übergaben sauber funktionieren. Das Ticket wird zur Arbeits- und Qualitätsgrundlage für Büro, Werkstatt und Außendienst.

Kernpunkte

• Informationen, Dokumente und Kommunikation werden direkt am Vorgang gebündelt.
• Status, Prioritäten und To-dos werden strukturiert gesteuert und konsequent nachgehalten.
• Übergaben zwischen Büro, Werkstatt und Außendienst werden abgesichert und nachvollziehbar dokumentiert.

Termine werden direkt im Prozess vereinbart und geplant – mit Kalenderlogik, Abhängigkeiten und transparenter Darstellung für alle Beteiligten. So entsteht aus dem Ticket heraus eine belastbare Einsatzplanung.

Kernpunkte

• Terminvereinbarungen werden direkt aus dem Ticket angestoßen und festgehalten.
• Tagesabläufe und Einsätze werden planbar und übersichtlich dargestellt.
• Ressourcen und Verfügbarkeiten können optional berücksichtigt werden, um realistische Planungen zu ermöglichen.

Monteurinnen und Techniker erhalten den Tagesablauf digital und arbeiten Vorgänge Schritt für Schritt ab – inklusive vollständiger Dokumentation vor Ort. Das reduziert Nacharbeit und verbessert die Datenqualität für die interne Weiterbearbeitung.

Kernpunkte

• Tagesplan, Kundenadresse und Einsatzdetails sind mobil verfügbar, auch für den schnellen Vor-Ort-Zugriff.
• Zeiten, Material, Messwerte und Notizen werden direkt beim Kunden erfasst.
• Nachträge und Probleme werden sofort dokumentiert und intern zur Nachbearbeitung übergeben.

Wenn alle Informationen vollständig vorliegen, lassen sich Angebote schnell erstellen und sauber bestätigen – ohne Ping-Pong und ohne unnötiges Risiko. So wird aus einem Vorgang zügig ein belastbarer Auftrag, der direkt planbar ist.

Kernpunkte

• Vollständigkeits-Checks und eine geführte Angebotserstellung sind optional verfügbar, um Fehler und Rückfragen zu vermeiden.
• Versand sowie Rückmeldung (z. B. Bestätigen/Ablehnen) können digital abgebildet werden.
• Aufträge lassen sich direkt priorisieren und in die Planung übernehmen.

Reparaturen und Wartungen werden strukturiert erfasst und intern verteilt; Verantwortlichkeiten bleiben klar. Optional wird der Status für Kunden nachvollziehbar bereitgestellt (z. B. über Web oder App).

Kernpunkte

• Reparaturen und Wartungen werden in geführten Schritten erfasst und konsequent abgearbeitet.
• Interne Bearbeitung, Verteilung und Verantwortlichkeiten werden eindeutig gesteuert.
• Kundenstatus und Verlauf können optional bereitgestellt werden, um Transparenz und Vertrauen zu erhöhen.

Sobald Vorgänge fertig sind, können Informationen automatisiert versendet werden. Gleichzeitig wird die Bearbeitung vollständig auswertbar, sodass Qualitätssicherung und kontinuierliche Optimierung auf belastbaren Daten basieren.

Kernpunkte

• Automatische Benachrichtigungen (z. B. E-Mail/SMS/Telefon) sind optional möglich, um Beteiligte aktiv informiert zu halten.
• Digitale Übergabe bzw. Abnahme (z. B. per Unterschrift) kann optional integriert werden.
• Prozesszeiten, Wartezeiten und Arbeitsschritte können optional für Reports und Optimierung genutzt werden.