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flextor KI-Assistent für Telefon, 
E-Mail und Chat

Der flextor KI-Assistent bearbeitet Anfragen aus Telefon, E-Mail und Chat und macht daraus einen sauberen Vorgang – mit Klärung, Dokumentation und Übergabe in Ihre Prozesse.

Vorteile

  • Einheitliche Bearbeitungslogik über alle Kontaktwege hinweg, statt kanalabhängiger Einzelfälle
  • Weniger manuelle Nacharbeit, weil aus Gesprächen/Chats strukturierte Ergebnisse entstehen (statt „nur Text“)
  • Schnellere und vollständigere Klärung von Anliegen durch systematische Kontextbildung und Rückfragen
  • Mehr Prozesssicherheit, weil Regeln, Grenzen und Freigaben nicht „im Kopf“ hängen, sondern fest verankert sind
  • Bessere Dokumentation und Nachvollziehbarkeit durch konsistente Protokollierung und strukturierte Ergebnisse
  • Skalierbarkeit im Tagesgeschäft, weil Routinefälle automatisiert vorbereitet/abgewickelt werden können
  • Stetige Qualitätssteigerung, weil fehlende Daten/Wissen/Richtlinien sichtbar werden und nachgepflegt werden können

So läuft die Lösung im Alltag ab

Vom Erstkontakt bis zur erledigten Aktion – mit klarer Regelbasis und Workflow-Anbindung.
Eingang  →  Kontext  →  Wissen  →  Dialog  →  Aktionen  →  Qualität

Was im Alltag damit möglich ist

Eingang per Telefon, E-Mail und Chat

Anfragen kommen über Telefon, E-Mail oder Chat rein. Ziel ist ein einheitlicher Assistenz-Prozess, unabhängig vom Kanal. 
 

Kernpunkte

  • Kanalübergreifender Eingang (Telefon/E-Mail/Chat)
  • Einheitliche Behandlung und Weiterverarbeitung
  • Gleiche Struktur: Start, Kontextaufbau, nächste Schritte

KI-Assistent als Orchestrator

Der Assistent steuert den Ablauf über feste Leitplanken und baut gleichzeitig dynamisch den Fall-Kontext auf. 

Feste Konfiguration (Leitplanken)

  • Tonalität, Ziel, Grenzen, Pflichtfragen
  • Datenschutz-/Sicherheitsregeln, Freigabegrenzen
  • „So arbeitet der Assistent immer“

Dynamische Erkennung (Kontextaufbau)

  • Kundenerkennung (Kunde, Ansprechpartner, …)
  • Thema/Intent erkennen (worum geht’s, welche Absicht)
  • Fallbezogene Regeln/Anweisungen laden aus:
    • Guides / Wissensbasis (Vektorsuche)
    • Backend-Workflow-Definitionen

Wissens- & Datenzugriff

Je nach Thema greift der Assistent gezielt auf Wissen und operative Daten zu. 

Typische Quellen

  • Tickets
  • Artikel
  • Content
  • Aufträge / Belege
  • Dokumente
  • Dritt-Software per API

Dialogführung

Der Assistent führt den Dialog strukturiert und regelkonform bis zum nächsten sinnvollen Schritt. 

Kernpunkte

  • Fragt fehlende Informationen aktiv ab
  • Nutzt Kundendaten + Guides + Workflows
  • Bleibt innerhalb erlaubter Regeln und Rechte

Aktionen: nicht nur Antworten, sondern Erledigen

Der Assistent erzeugt Ergebnisse im System – dokumentiert, erstellt Objekte, triggert Workflows und APIs. 

Typische Aktionen

  • Protokoll / Dokumentation: Ticket-/Gesprächsprotokoll (Zusammenfassung, Ergebnis, nächste Schritte)
  • Operative Objekte: Ticket, Auftrag, Kunde, Termine, Todos, …
  • API-Events
  • Workflow-Ausführung: startet und befüllt Backend-Workflows (auch mehrstufig)

Qualität & Nachpflege 

Der Assistent erkennt Lücken und Widersprüche und stößt Nachpflege an – dadurch wird das System im Betrieb besser. 

Kernpunkte

  • Erkennt fehlende/leere Daten
  • Erkennt unklare Anweisungen oder fehlende/widersprüchliche Guides
  • Erzeugt Alarm/Hinweis zur Nachpflege
  • Ergebnis: System wird mit jedem Einsatz besser und vollständiger

Eingesetzte flextor Tools

Individuell anpassbar

Lösung

Jede Lösung ist vollständig individualisierbar.

Konfiguration

Alle Bestandteile lassen sich über Konfigurationen tiefgreifend an Ihre Prozesse anpassen. Individuelle Programmierung ist bei Bedarf jederzeit möglich.

Kombinierbar mit:

Tools, Individual, Module und Lösungen

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